Theo lãnh đạo Văn phòng UBND tỉnh Tiền Giang cho biết, sau khi tiếp nhận vai trò tỉnh đăng cai Diễn đàn MDEC năm 2012 từ UBND tỉnh Cà Mau, UBND tỉnh Tiền Giang đã ra Quyết định thành lập Ban tổ chức Diễn đàn gồm 21 thành viên và 5 tiểu ban giúp việc (kể cả Tiểu ban Tổ chức Hội chợ triển lãm) và thành lập 4 đoàn công tác vận động tài trợ do lãnh đạo UBND tỉnh làm trưởng đoàn. Tiếp đó là thành lập Trung tâm Báo chí sẽ chính thức vận hành kể từ ngày 5/12 đến hết ngày 9/12, là nơi cho phóng viên báo, đài ngoài tỉnh đến tác nghiệp và cũng là nơi thống nhất cung cấp các thông tin diễn ra hàng ngày nhằm phục vụ công tác tuyên truyền (có tổ phát ngôn là 03 đ/c lãnh đạo cấp sở ngoài đồng chí Chủ tịch UBND tỉnh - Trưởng Ban Tổ chức là phát ngôn chính thức của Diễn đàn), thành lập Tổ Hậu cần lo việc in ấn phát hành thư mời, khảo sát giá cả khách sạn gắn với việc in pa nô giới thiệu tour du lịch và địa chỉ, giá cả khách sạn, nhà nghỉ, chuẩn bị bố trí xe đưa đón đại biểu, in các thẻ tình nguyện viên, thẻ lễ tân và bảng xe ưu tiên.. Tổ Lễ tân huy động lực lượng 150 tình nguyện viên (được tập huấn kỹ năng để giới thiệu cho các đoàn khách mời về đất nước, con người và cảnh đẹp của Tiền Giang) chia thành 50 tổ, mỗi tổ 3 người, từng tổ sẽ chịu trách nhiệm đón tiếp từng đoàn cụ thể từ khi đến Tiền Giang cho đến khi rời khỏi Tiền Giang để hướng dẫn đến khách sạn, nơi ăn và nơi tham dự các sự kiện, lên sơ đồ bố trí đại biểu cho từng cuộc hội nghị, hội thảo, lễ khai mạc, bế mạc...

Bên cạnh công tác tổ chức ban bệ tác nghiệp trên, tỉnh cũng đã phối hợp với Ban Thư ký Diễn đàn trong việc chuẩn bị kế hoạch, thiết kế chương trình (kịch bản) cho 7 sự kiện nằm trong khuôn khổ Diễn đàn MDEC - Tiền Giang diễn ra từ ngày 5 đến hết ngày 9/12, đó là: Hội thảo tham vấn dự thảo Kế hoạch châu thổ ĐBSCL lần thứ 2; Diễn đàn nông dân ĐBSCL; Diễn đàn doanh nghiệp ĐBSCL; Hội chợ triển lãm Rau quả và Thương mại ĐBSCL 2012; Hội nghị Xúc tiến đầu tư - thương mại và du lịch ĐBSCL; Hội thảo về cơ chế, chính sách đối với các mặt hàng chủ lực ở ĐBSCL và Hội nghị Ban chỉ đạo Diễn đàn MDEC - Tiền Giang 2012, trong đó Hội nghị Ban Chỉ đạo Diễn đàn là hoạt động sau cùng trong khuôn khổ Diễn đàn để các thành viên đóng góp ý kiến cho các nội dung cụ thể của Diễn đàn dựa trên cơ sở đồng thuận, liên kết vì sự phát triển của vùng, đồng thời sẽ thông qua Tuyên bố chung, trong đó có cả những công việc của năm 2013.

Có thể nói cho đến giờ này, công tác chuẩn bị đã cơ bản hoàn tất. Kịch bản các khâu đón tiếp và bố trí cho đại biểu nơi ăn, nghỉ tại khách sạn, tại các địa điểm tổ chức sự kiện, việc chuẩn bị phân phát tài liệu, trang trí hội trường, chỉnh trang đô thị, bảo đảm an ninh trật tự, an toàn giao thông, công tác đảm bảo y tế, việc đi lại, tham quan của đại biểuuuu về cơ bản đã xong, tính toán đầy đủ các yếu tố, quyết tâm không để xảy ra sự cố đáng tiếc - đặc biệt là việc chuẩn bị cho Lễ khai mạc Diễn đàn sẽ tổ chức vào 20g00 tối ngày 5/12 với số lượng dự kiến trên 500 đại biểu khách mời và khoảng 4.000 người dân dự khán (được truyền hình trực tiếp). Công tác tuyên truyền, quảng bá về Diễn đàn trên các phương tiện thông tin đại chúng và bố trí pa nô, băng, cờ, khẩu hiệu trên các tuyến đường phố chính dẫn vào TP. Mỹ Tho và huyện Cái Bè cũng đã hoàn tất, góp phần quảng bá hình ảnh của Diễn đàn, tạo khí thế sôi động, thu hút được sự chú ý của đông đảo công chúng đối với Diễn đàn.

Về công tác tổ chức Hội chợ triển lãm Rau quả và Thương mại ĐBSCL 2012 - đây được xem là điểm nhấn trong chuỗi 7 sự kiện của Diễn đàn, theo ông Đoàn Văn Phương, Giám đốc Trung tâm Xúc tiến Đầu tư - Thương mại - Du lịch thì tính đến thời điểm này, số gian hàng đăng ký hội chợ vùng đã vượt dự kiến ban đầu, cho thấy sự quan tâm rất lớn của nông dân và doanh nghiệp đối với Diễn đàn lần này. Cụ thể đã có 516 gian hàng đăng ký Hội chợ (kế hoạch 500 gian), trong đó có 86 gian của các tỉnh trong vùng, của Bộ Nông nghiệp - Phát triển nông thôn và 4 tỉnh, thành ngoài vùng là TP. Hồ Chí Minh, Đồng Nai, Ninh Thuận và Bình Thuận, 63 gian trái cây tươi và trái cây đã qua chế biến, 327 gian thương mại tổng hợp, 18 gian trưng bày cây giống và 14 gian nước ngoài (Đài Loan). Ông Phương cho biết thêm, hiện nhiều HTX cây ăn trái đã và đang khẩn trương huy động các đặc sản địa phương để tham gia, nhiều nông dân sản xuất giỏi, doanh nghiệp chủ lực đăng ký tham gia các chuỗi sự kiện của Diễn đàn vượt số lượng đại biểu tham gia theo dự kiến ban đầu. Tóm lại, đến giờ này tất cả mọi thứ đều đã sẵn sàng cho sự kiện chính trị lớn của toàn vùng.